IT-Projekt-Kommunikation, gerne auch IT-Projekt-Marketing genannt, wird oft sträflich vernachlässigt. Zu heikel erscheint es, den Projektverlauf nach außen dringen zu lassen, nach dem Motto: Wer nichts weiß, kann sich nicht einmischen oder kritisieren.

Übersehen wird, dass gerade der Mangel an Kommunikation unnötige Schwierigkeiten mit sich bringt. Es ist nur eine Frage der Taktik und der effizienten Vorgehensweise, damit IT-Projekt-Kommunikation positive Effekte zeigt – häufig sogar für das gesamte Unternehmen.

Deshalb startet progress5 zu diesem Thema eine Blog-Serie als Antwort auf die Frage: „Jenseits von Projekt-Meetings – warum in aller Welt sollten IT-Projekte von Kommunikation begleitet werden?“

Ein IT-Projekt wird erfolgreich abgeschlossen – schön für das Team! Wäre es nicht perfekt, wenn mehr als nur die direkt Betroffenen die Neuerungen verstehen und würdigen könnten? Beispielsweise potenzielle Kunden, andere Abteilungen, die Presse, Geschäftspartner, Kollegen, Investoren?

Oder schon vorher: Ein IT-Projekt wird gestartet, dauert seine Zeit und trotz eines einigermaßen passablen Verlaufs ist die Grundstimmung eher flau: Budget- und Projektverantwortliche sind mit komplexen Herausforderungen konfrontiert, die Zusammenarbeit im Team aus internen Kollegen und externen Dienstleistern zeigt erste Tücken, die Mitarbeiter und spätere Anwender des neuen IT-Systems haben dank variantenreicher Gerüchte schon genug, weil niemand ihre eigentlichen Fragen beantwortet? Die tröpfchenweise Verteilung notorischer Positivmeldungen macht es oft nur noch schlimmer.

Die Notwendigkeit umsichtiger Kommunikation innerhalb von IT-Projekt-Teams wird heute zumeist ernst genommen. Es fehlt doch vielfach am Bewusstsein, dass mehr als nur der Insider-Kreis am Projektverlauf nicht nur interessiert sind, sondern über dessen Erfolg und Akzeptanz mitentscheiden oder ihn zumindest beeinflussen.

Es gilt also, einen größeren Personenkreis mit ins Boot zu holen – etwa:

Unternehmensmanagement und Abteilungsleiter
Auch wenn sie nicht direkt betroffen sind: Sobald das erweiterte Unternehmensmanagement und Abteilungsleiter regelmäßig über Verlauf, Herausforderungen und Fortschritte von IT-Projekten im eigenen Haus realistische Informationen bekommen, erübrigen sich so manche interne Diskussionen. Alle können von den Erfahrungen profitieren und für ihren Bereich Nutzen aus den Investitionen ziehen.

Anwender und Mitarbeiter
Werden spätere Anwender und Mitarbeiter durch regelmäßige Informationen in die Maßnahmen und  Ziele des Unternehmens eingebunden, nehmen sie mögliche unangenehme Begleiterscheinungen gelassener, ihr Verständnis für Stresssituationen steigt. Zudem demonstriert offene Kommunikation die Wertschätzung gegenüber Mitarbeitern, sie sind loyaler und eher bereit, an einem Strang zu ziehen.

IT-Teammitglieder und Dienstleister
Der Druck auf IT-Teams ist hoch: Unzählige Fragen aus unterschiedlichsten Richtungen sind zu beantworten und sie sind die ersten, die bei Problemen mit dem Unmut der Außenstehenden konfrontiert sind. Es würde ihren Alltag durchaus erleichtern, wenn ihre Umgebung gut informiert wäre und damit verständnisvoll auf Veränderungen und Engpässe reagieren würde.

Kunden und Partner
Selbst wenn IT-Projekte zu Verbesserungen führen, reagieren Kunden und Partner zunächst irritiert und skeptisch auf Veränderungen – insbesondere dann, wenn sie überraschend auftreten. Rückfragen über Telefon-Hotlines und Beschwerden via Email nehmen zu. Sehr viel reibungsloser gestalten sich Umstellungen, wenn Kunden und Partner darauf vorbereitet werden, die Gründe für diese Maßnahmen kennen und diese als Mehrwert wahrnehmen.

Vertrieb, Marketing und Presse
Interne IT-Projekte in Unternehmen können auch für durchdachte Marketing- und PR-Aktivitäten nützlich sein – vor allem in der B2B-Kommunikation und im Kontakt mit der Fachpresse. Wer dabei zudem beteiligte IT-Dienstleister, strategische Partner oder Key-Kunden einbezieht, kann mit IT-Projekten einen wertvollen Beitrag zum Unternehmensimage leisten.

Tipp:
Lesen Sie in Teil 2 der progress5-Serie:
IT-Projektmarketing: Zielgruppen-Definition und warum sie wichtig ist

Autor: Gisela Knabl

(Foto: Joachim Wendler)