Während Teil 1 unserer Serie die Gründe für IT-Projektkommunikation beleuchtete, wollen wir uns nun mit den Zielgruppen auseinandersetzen.
Hier ist vor allem die Frage relevant, wer und in welcher Weise das IT-Projekt beeinflusst bzw. von diesem betroffen ist. Direkt mit dem Projekt betraute Abteilungsleiter und das IT-Projektteam sind zumeist soweit mit allen Aktivitäten vertraut, dass für sie knapp gehaltene, regelmäßige Statusmeldungen genügen.
Dagegen sollte der erweiterte Kreis im Unternehmensmanagement und die Führungskräfte in die Lage versetzt werden zu beurteilen, ob und inwiefern das IT-Projekt für sie relevant sein könnte und die Erfahrungen daraus vielleicht künftig auch für sie von Bedeutung sind. Daher ist es hilfreich, sie vor allem mit Informationen zu den Zielsetzungen und den Auswirkungen auf das übrige Unternehmen zu versorgen. Eine Art „Lessons Learned“-Zusammenfassung kann zudem sicherstellen, dass sich Fehler nicht wiederholen. Wichtig ist zudem, ob sich durch das Projekt Änderungen in den Prozessen ergeben, die von grundsätzlicher Natur sind.
Für diese Zielgruppe sind folglich weniger häufige, dafür aber strategische Hintergrundinformationen von besonderem Interesse.
Direkte und indirekte Anwender im Unternehmen müssen zwar auch die grundlegenden Ziele von IT-Projekten kennen, benötigen aber einen stärkeren Fokus auf die praktischen Alltagskonsequenzen: wie z. B. mögliche Einschränkungen während der Implementierung neuer Systeme, erhöhte Anforderungen in der Übergangsphase und Änderungen bzw. Vorteile, sobald die neuen Lösungen live geschaltet sind.
Wesentlich ist auch darzustellen, ob und wie sie das Projekt unterstützen können und was von ihnen erwartet wird. Je offener und selbstverständlicher sie durch Kommunikation Wertschätzung erfahren, um so motivierter werden sie die Veränderungen nicht nur mittragen sondern positiv zur Weiterentwicklung beitragen – sofern ihnen bidirektionale Kommunikationskanäle angeboten werden. Schließlich darf auch nicht vergessen werden, dass Mitarbeiter eine wichtige Rolle bei der Außenwirkung eines Unternehmens spielen.
Ergeben sich durch ein IT-Projekt für Kunden und Partner Veränderungen, sollten sie gezielt darauf vorbereitet werden, um keinerlei Unsicherheiten aufkommen zu lassen. Vor allem parallel zur Umstellung helfen Hinweise zu einfach zugänglichen und verständlichen Informationen sowie bei Bedarf eine Hotline, die auf Fragen zu den IT-Änderungen gefasst ist.
Wer sich bis hierhin bereits um eine vernünftige Kommunikation gekümmert hat, sollte diese Anstrengungen auch für Marketing, PR und wenn möglich für HR-Recruiting umsetzen: Ob IT-Projekte die Prozesse in der Produktion und Logistik verbessern, die Kommunikation mit Social Media modernisieren, die Flexibilität in der Arbeitswelt mit mobilen Technologien unterstützen – diese und viele andere Maßnahmen sind durchaus dazu geeignet, nach außen das Unternehmensimage zu fördern und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Zumal solche Themen ein probater Weg sind, sich in anderen als den angestammten Zielgruppen zu zeigen.
Die auf sorgsam auf Zielgruppen abgestimmte Kommunikation ist weniger komplex, als es zunächst scheint – schließlich lassen sich dabei enorme Synergiepotenziale ausschöpfen. Zudem ist dieser Aufwand vergleichsweise gering, vor allem wenn man sich vor Augen führt, welcher enormen Anstrengungen es bedarf, nach langem Schweigen im Nachhinein ein IT-Projekt ins Rechte Licht zu rücken.
Tipp:
Lesen Sie in Teil 3 der progress5-Serie:
IT-Projektmarketing: Timing ist alles
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Autor: Gisela Knabl
(Foto: Joachim Wendler)
